Seminar send.BOOK Kundenportal: Self‑Service, Kundenrollen, Tracking, Abrechnungssicht

Inhaltsverzeichnis

• Abstract
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Lernziele
• Inhalte und Agenda
• Step-by-step Übungen

Abstract

send.BOOK erweitert den operativen Prozess um ein Kundenportal, in dem Auftragserfassung und Transparenz systematisch standardisiert werden. Das Seminar zeigt, wie Self‑Service‑Auftragserfassung die Disposition entlastet, Fehlerquellen reduziert und Statusinformationen konsistent bereitstellt. Behandelt werden Kundenrollen, Zugangsmodelle, Datenpflege durch Kunden, Status- und Trackinglogik sowie die kontrollierte Sicht auf Abrechnungen. Praxisübungen bilden den Ablauf „Kunde erfasst Auftrag → Disposition übernimmt → Ausführung liefert Status → Kunde sieht Fortschritt und Abschluss“ ab.

Zielgruppe

• Kundenservice, Vertrieb, Disposition (Schnittstellenrolle)
• Key‑User für Kundeneinbindung
• Teamleitungen mit Fokus Transparenz/Qualität

Voraussetzungen

• sendOS Grundlagen: Überblick, Rollen, End-to-End-Prozess empfohlen
• Grundkenntnisse in Auftragserfassung/Disposition hilfreich

Lernziele

• Kundenportal-Rollen und Zugänge sauber aufsetzen
• Self‑Service‑Prozess definieren und kontrollieren
• Status/Trackinglogik für Kunden nachvollziehbar gestalten
• Abrechnungssicht und Dokumentendisziplin ableiten

Inhalte und Agenda

• Nutzenlogik: Entlastung Leitstand, Datenqualität, Transparenz
• Kundenrollen: Rechte, Sichtbereiche, Sicherheitsprinzip
• Self‑Service: Stammdaten, Auftragserfassung, typische Pflichtfelder
• Status und Tracking: was Kunden sehen sollten und was nicht
• Abrechnungssicht: Transparenz ohne Kontrollverlust
• Standardkommunikation: Erwartungsmanagement und Prozessregeln

Step-by-step Übungen

• Kunde und Rollenmodell aufsetzen
  • Kundensegment festlegen (Standardkunde vs. Key‑Account)
  • Rollen definieren (Bucher, Beobachter, Abrechnungssicht)
  • Rechte pro Rolle als Matrix dokumentieren
  • Zugriff testen: Sicht auf Aufträge, Status, Dokumente
• Self‑Service Auftrag → Dispo → Status → Abschluss
  • Auftrag im Portal erfassen (Pflichtdaten vollständig)
  • Auftrag in der operativen Kette übernehmen und disponieren (Schnittstelle)
  • Statuspunkte definieren, die an Kunden zurücklaufen
  • Abschlusskriterium festlegen (Nachweis vorhanden, abrechnungsfähig)
  • Prozessregel dokumentieren: wann wird ein Auftrag vom Kunden geändert und wie wird das behandelt