Seminar openDesk Sicherheit, Datenschutz und Governance

Das Seminar ist nicht als Rechtsberatung angelegt, sondern als praxisorientierte Arbeit an organisatorischen und technischen Regeln. Behandelt werden Verantwortlichkeiten, Schutzbedarf, Freigaben, Berechtigungen, Protokollierung und Kontrollprozesse. Die Dauer von zwei Tagen ist notwendig, weil neben Bedienung auch Strukturierung, Regeln, Übungen und fachliche Standards behandelt werden.

Inhaltsübersicht

• Verantwortlichkeiten und Rollen im Betrieb
• Schutzbedarf, Datenklassen und Ablagestrukturen
• Freigaben, externe Zusammenarbeit und Berechtigungsprüfung
• Kommunikation, Chat, Video und Dokumentation
• Governance, Audit-Vorbereitung und Regelbetrieb

Beschreibung

Das Seminar ist als praxisorientierte Schulung aufgebaut. Die Inhalte werden zuerst fachlich eingeordnet, anschließend demonstriert und danach in Übungen am System angewendet. Dadurch entsteht ein belastbares Verständnis für die jeweilige Rolle im openDesk-Arbeitsplatz. Im Vordergrund stehen klare Arbeitsabläufe, nachvollziehbare Strukturen und die Vermeidung unnötiger Parallelablagen.

Die Schulung eignet sich für Datenschutzkoordination, Informationssicherheit, IT-Leitung, Fachadministration, Projektleitungen. Die Beispiele orientieren sich an typischen Situationen aus Verwaltung, Projektarbeit und organisationsübergreifender Zusammenarbeit. Technische Details werden nur so weit behandelt, wie sie für den jeweiligen Seminarzuschnitt erforderlich sind.

Lernziele

• Sicherheits- und Datenschutzanforderungen in Nutzungsregeln übersetzen
• Schutzbedarfe für Ablagen, Projekte, Räume und Wiki-Bereiche bewerten
• Freigaben und Berechtigungen kontrollierbar gestalten
• Governance-Regeln für Zusammenarbeit formulieren
• Prüf- und Pflegeprozesse für den laufenden Betrieb festlegen

Schrittweise Seminarinhalte

1. Einordnung der openDesk-Anwendungen nach Datenarten und Nutzungsszenarien.
2. Definition von Schutzbedarfsklassen für Dateien, Projekte, Wiki-Inhalte und Kommunikation.
3. Bewertung von Freigabemodellen und Risiken unkontrollierter Weitergabe.
4. Aufbau eines Berechtigungsprüfprozesses für Fachbereiche und Projektgruppen.
5. Formulierung von Regeln für Namenskonventionen, Ablage, Löschung und Archivnähe.
6. Abgrenzung von Chat, E-Mail, Aufgabe und Wiki bei dokumentationspflichtigen Vorgängen.
7. Festlegung von Verantwortlichkeiten für Administration, Fachbereich und Support.
8. Erstellung einer Governance-Checkliste für Einführung und Regelbetrieb.

Praxisübungen

• Bewertung eines Schutzbedarfsszenarios für Teamablage und Projektbereich
• Erstellung einer Freigabe- und Berechtigungsrichtlinie
• Prüfung eines Governance-Regelwerks auf praktische Umsetzbarkeit

Zielgruppe

Datenschutzkoordination, Informationssicherheit, IT-Leitung, Fachadministration, Projektleitungen

Voraussetzungen

Grundkenntnisse in Datenschutz, Informationssicherheit oder organisatorischen Regelwerken